Четыре причины перейти на электронный документооборот

Корпоративная культура работы с документами предопределена существующими нормами системы электронного документооборота (СЭД). О несомненных плюсах, которые обеспечиваются благодаря ее своевременному внедрению, свидетельствует опыт многочисленных предприятий самого различного поля деятельности. Стратегические преимущества, о которых пойдет речь, играют на руку структурам любой формы собственности, а также государственным учреждениям.

СЭД — простой способ добиться автоматизации процессов, которыми живет любой офис. Внедрение системы электронного документооборота позволяет перевести эту работу на коллективный уровень, обеспечив доступ к документу разным сотрудникам в любое время. Поскольку в электронном виде документам присваиваются различные атрибуты, это делает их поиск и выборку досаточно удобным и оперативным процессом.

Также не следует забывать о безопасности, которая обеспечивается при переходе к СЭД. Каждый пользователь в офисе наделен определенными полномочиями при работе с документами, а это значит, что доступ к некоторым файлам закрыт для ряда сотрудников.

Еще одним несомненным преимуществом электронного документооборота является сохранность и удобство хранения архивов. Документы систематизированы в электронном виде на сервере, то есть они могут быть найдены по простому запросу, что экономит не только время, но и ресурсы персонала.

Таким образом автоматизация позволяет держать документы в порядке, не прикладывая для этого чрезмерные усилия. Для компаний это является эффективным инструментом, способствующим эффективности работы и развитию бизнеса. При этом в указанных целях могут быть использованы различные механизмы, начиная от автоматизация канцелярии, заканчивая электронным архивом документов.